今回は企業の経営者やテレワーク推進のご担当者に向けた記事です。
社会情勢の変化を受けて、都心部を中心に「時差出勤」や「テレワーク」が始まりました。必要に迫られてという形ではあるものの、「日本の働き方が変わる」と期待される声が上がりました。
しかし、現状の働き方は「在宅勤務」であることがほとんどです。在宅勤務はテレワークと同義ではありません。そして今、この在宅勤務に負担を感じている人たちが増えているという事実があります。
本来「テレワーク」とは、「時間や場所にとらわれない働き方」を意味します。在宅勤務はあくまでテレワークにおける勤務形態の一部に過ぎないということをご存知でしょうか。
テレワークに対する誤解と幻想
テレワークが始まる前は、在宅勤務が実現すると期待していた従業員も多かったことでしょう。ですが、働き始めてみて自分の期待が幻想だったことに気づいた方も多いはずです。
テレワークによって労働時間が減る？
テレワークによって減るのは通勤時間です。労働時間はむしろ増えていく可能性が高いことが指摘されています。
これは、会社のように休憩の時間がなく、勤務開始からずっと集中して作業してしまうためです。以下のように、心身の健康への影響も指摘されています。
https://twitter.com/OlKnt/status/1237271740692086784
逆に、集中力がまったくもたず苦戦している人も多くいます。多くの人にとって自宅はリラックスするための場所であり、これは自然なことだといえます。
ワークスペースはめちゃくちゃ大事ですね。仕事する場所でダラダラしちゃいけない。リラックススペースとワークスペースをきちんと分けないと、自分の場合はつい甘えてしまう！
寝室であれこれすると、脳がそこを寝る場所として認識しないので睡眠が浅くなるという話を聞いたことがあります！
— おかざきとしのぶ (@toshinobu0000) April 4, 2020
リモートワークに慣れていない企業では、まずコミュニケーションの壁に直面するはずです。電話やチャット、Web会議でしかやりとりのできない状況で、待機と細切れ勤務が起こります。これらの積み重ねが、仕事にかかる時間が長くなる原因となります。
これでは、従業員にとって大きなストレス要因となりかねません。
テレワークによってワークライフバランスが充実する？
当初は、育児や介護、さらにはプライベートと両立しやすいのでは？という意見がありました。しかし現実はむしろ、「子供の面倒で仕事が滞る」といったネガティブな側面ばかりです。学校の休校と重なって、しかも外出自粛となっている現在は修羅場といっても過言ではありません。
仕事とプライベートとの境目が見えなくなることで、これもストレスにつながります。
テレワークによって柔軟な働き方が実現する？
テレワークを在宅勤務に特定している限り、むしろ時間は拘束される一方です。連絡が来るまで待っていなければならなかったり、本来の就業時間直前に連絡が来たり…。
会社からの出退勤がないことで、勤務時間もあいまいになりがちです。
テレワークによって快適に働くことができる？
多くの人は「自宅で働く」ことを理想としており、それが快適だと信じていたことでしょう。しかし、まず直面するのは「デスクと椅子がない環境」です。ソファーや床に座って作業をすることで、腰痛や背中の痛みなどの健康被害が多発しています。
在宅勤務長期化の懸念があるから各自工夫をとのことなので、デスクと椅子のセットを無印にでもいっちょ買いに行くか！と思ったら在庫切れ。みんな考えることは一緒ね、うちはソファーとコーヒーテーブルだからこのままだと腰が死ぬ pic.twitter.com/w3T01NGEq4
— ぽこっと (@0088111) April 5, 2020
また、家族がいる中での仕事上の会話は機密保持の観点から問題があります。今はあまり問題視されていませんが、今後は大きな情報漏洩リスクと指摘されるはずです。
自宅はたしかに快適な場所ですが、「仕事をする際にも快適である」とはいえません。
突貫工事のテレワークは不都合ばかり
仕方がないこととはいえ、十分な準備のない中で始まったテレワークには問題が山ほどあります。ですが、労働生産性や従業員の健康を考えると、「仕方がない」では済まされません。
少なくとも、いくつかの問題はすぐに解決すべきものであるはずです。
従業員のテレワーク環境を改善するには？
実は、以下の2つを見直すだけでテレワークは大きく改善します。
- 自宅とは別の場所で勤務することを容認する
- 勤務の開始と終了時間を明確にする
以下に詳しく解説していきます。
自宅とは別の場所で勤務することを容認する
簡単にいうと、テレワークを「在宅勤務」に限定しないということです。
現時点では、各家庭にワークスペースが設けられているとはいえない状況です。そのため、仕事とプライベートを分けられないことが従業員のストレスにつながります。在宅勤務が続くことで、諸経費の問題も起きてくるでしょう。
とはいえ、先述のとおり情報漏洩リスクの観点から、不特定多数が出入りする場所は不向きです。カフェやコワーキングスペースなどがそれに該当します。また、外出に自粛要請が出ている現在、これらの場所は衛生面でも推奨できません。
限りなくオフィスに準じた場所で、メリハリをつけて作業のできる環境が望ましいでしょう。
勤務の開始と終了時間を明確にする
これは一見すると在宅勤務でもできそうですが、ネックになるのは「通勤がないこと」です。
会社への出退勤があれば、「勤務時間外は連絡が取れない」ことが容認されます。しかし現在は在宅勤務のため、「必要があればすぐに連絡がつくだろう」という心理が働くのです。それが仕事とプライベートの境目をあいまいにする要因ともなります。
これを改善するには、やはり前段に戻るのですが、自宅外での勤務を容認することです。
しかし、そのような都合のよい環境があるのかと疑問に思われることでしょう。そこで現在活用され始めているのが、貸し会議室型の「レンタルスペース」です。
レンタルスペースがテレワーク環境改善の鍵！
貸し会議室型のレンタルスペースは、都心でも1時間100円から利用することができます。そのため、企業が一人ひとりに借り上げても経費負担は少なく済みます。むしろ、在宅勤務にかかる諸経費を計算するほうが大変でしょう。
ワークスペースの整った環境
貸し会議室タイプのレンタルスペースには、デスクや椅子、インターネット回線が完備されています。ノートパソコンと必要に応じてスマートフォンを持参すればすぐに仕事ができます。
ソファーや床ではなくオフィスに準じて机と椅子で作業ができるため、身体への負担も減ります。また、第三者が許可なく立ち入ることができないため、機密保持の観点からも安全です。
会議室と名のつく通り基本的に広く設計されているため、距離をとって数人を集めることもできます。その場合、自宅から近い従業員同士や同じチーム同士を集めてもよいでしょう。
出退勤を明確にできる
移動が必要となりますが、ここで「時差出勤」を活用することで、健康被害の懸念も少なくなります。都心のレンタルスペースには駅徒歩5分圏内というところもあり、外にいる時間は短く済みます。
また、「レンタルスペースで作業をしている時間のみ連絡可能」というルールづくりも重要です。従業員にとって「連絡が来るかもしれない」という緊張感が疲労を生みます。帰宅後はこれまで通りリラックスする時間にすることで、従業員の心理的負担が軽くなります。仕事とプライベートの境目をはっきりと分けることができるわけです。
経営者や担当者はレンタルスペースの活用も視野に
おそらくほとんどの企業が突貫でテレワークを開始し、慣れない環境で従業員が疲弊しています。見かけ上の能率は下がっていないかもしれませんが、従業員への負担は高まっているはずです。
レンタルスペースを活用することで大きな改善が見込めます。まずは以下を早急に検討されることを推奨します。
- 従業員がレンタルスペースを利用する際、利用料金を経費として会社が負担すること
- レンタルスペースの運用企業と直接契約し、在宅勤務以外の選択肢を作ること
都心でレンタルスペースを運営する企業
今回は、都心でレンタルスペースを運営し、利用率の高い企業を1社紹介します。新宿・渋谷・池袋・横浜で複数のレンタルスペースを運営する「シーズスペース」です。
ご予約はお早めに！
リピート率8割という驚異的な人気を誇るシーズスペースには、下記のような特長があります。
- すべて貸し会議室型のレンタルスペースでビジネス向き
- 個室タイプのためセキュリティ面でも安全
- どのレンタルスペースも駅から徒歩5分圏内の好立地
- 1時間100円から利用できるコストの安さ
- インターネット回線完備（有線・無線）
- Web会議にも使える大型モニター（最大50インチ）完備
- 9人から24人まで利用可能（スペース確保のため半数程度を想定されるとよいでしょう）
コンビニエンスストアも近く、電子レンジもあるため従業員にとってはとても快適な環境でしょう。実際、個人事業主がビジネスの拠点として定期的に利用されることも多いそうです。
個人の裁量で利用を推奨するのであれば、従業員に周知されるとよいでしょう。また、企業がまとめて予約をすることも可能かと思われます。この場合は、シーズスペース社のご担当者さまにお問い合わせください。
ご予約はお早めに！
長くテレワークを続けていくために
今回の事態が収束後も、テレワークの動きは広がっていくでしょう。以前から「働き方改革」が推進されていたように、テレワークは今後も追い風に乗っていくはずです。
決して「テレワーク＝在宅勤務」ではありません。今回の突貫工事によって、従業員の心身はどんどん摩耗しつつあります。
企業の経営者、担当者の方におかれましては、テレワークの本質をご理解いただき、早急な環境整備を行っていただければと存じます。