【テレワーク事例】これってダメなの！？在宅勤務中のマナーとは？

【テレワーク事例】在宅勤務のマナーとは

テレワークで在宅勤務を始めた方も増えてきているでしょう。
一日中自宅で仕事をするという慣れない勤務体系で疲れが溜まっていませんか？

朝はしっかり日光を浴びて、仕事の合間に少し散歩をしたりと、気分転換を忘れずに！
さて、この新しい働き方によって最近しばしば取り上げられているのが、「テレワークのマナー」です。
価値観は人それぞれとはいえ、同僚や上司、クライアントとは良好な関係を心がけたいですよね。
そこで今回はこの「テレワークのマナー」を実際の事例に基づいて解説していきます。

事例1：音に関するマナー

【テレワーク事例】在宅勤務のマナーとは

Zoomやハングアウト、SkypeでWeb会議（ミーティング）を行う際のマナーです。

できるだけハンズフリーのイヤフォンやヘッドセットを使う

最近のノートパソコンには音声入力のマイクが内蔵されていることが多く、特に周辺機器を用意しなくても相手に話しかけることができます。

その便利さのためについ忘れがちなのですが、マイクが周囲の雑音まで拾って相手に聞こえてしまうことが多々あります。家族のかける掃除機の音や昼食を作る調理の音、ペットの鳴き声、となりで遊ぶ子供のゲーム音、ときには外を通る救急車のサイレンまで…。

自分は慣れてしまって苦にならなくても、ディスプレイ越しの相手にとってはノイズになる可能性があります。また、不意に立てた大きな音が相手の耳に負担をかけることも考慮しなければなりません。

同僚同士であれば許容される部分もありますが、クライアントとの打ち合わせで生活音が入ってしまうと、「ご家族のいらっしゃるところで仕事の話はちょっと…。」とセキュリティ面での不安要素を相手に与えることもあります。管理職など、立場が上の方はなおさらです。

そのため、自分の声だけが相手へ伝わるように、Web会議においてはハンズフリーのイヤフォンやヘッドセットを用いることが推奨されています。

発言しないときはマイクをオフにしておく

https://twitter.com/SARA18olsb/status/1246675797647052806

上記と重なる部分でもありますが、例えば突然のくしゃみや咳払いなどは比較的大きな音のため相手の負担になりがちです。また複数人が参加するWeb会議では会話が簡単に遮られてその度に中断してしまいます。

実はこれは急に現れたマナーではありません。オンラインゲームで音声チャットを行う際は、「自分が発言をしないときはミュート（マイクをオフにした状態）にしておく」ことがすでにマナーとして定着しています。

慣れないうちは、自分が発言するときにマイクをオンにして、話し終わったらオフにするという繰り返しがストレスになるかもしれません。話していて相手に通じていないと不思議に思っていたらマイクがオフもままだったということもよくあります。

しかし、これも円滑なコミュニケーションを行うための重要なポイントなので、意識するようにしてみましょう。

事例2：画面（カメラ）に関するマナー

【テレワーク事例】在宅勤務のマナーとは

居住空間が映るリスクに注意

これは時と場合によるのですが、Web会議で画面表示をオンにして自分の顔を出すことが求められる場合があります（逆に音声のみで画面は非表示でもよいということもあります）。このとき背景には自室が映り込むため、自分のプライベートな部分が第三者に見えてしまうリスクを考慮する必要があります。

これはマナーというより自己防衛の面で重要といえます。マナーの観点だと、「見苦しくないように整理整頓しておく」ぐらいが適当でしょうか。

なお、ビデオ通話サービスによっては背景をぼかす機能（Skype）や架空のものに置き換える「バーチャル背景」という機能（Zoom）が備わっていたりもするので、活用してみるのもよいでしょう。

最低限の身だしなみを

これは意見が分かれる部分ですが、カメラに映るときの服装についてです。

現時点では「会社の決めたルールに従う」ことだけでよいですが、画面をオフにしてパジャマ姿で参加していたら画面がオンなっていたという事故のようなケースも少なくないようです。

  • 私服でよいのか？会議の際はシャツやスーツを着るべきか？
  • 女性はメイクをすべきか？
  • 髪の毛はきちんとセットすべきか？ニット帽などをかぶっていてもよいか？

このあたりは事前に確認しておくとよいでしょう。
ただ何より重要なのは、音声も同じく「マイクやカメラがオン・オフのどちらになっているかを逐一チェックしておくこと」です。これさえ守っていれば、トラブルの多くを防ぐことができるはずです。

事例3：外出先でWeb会議を行う場合は？

在宅勤務ではありませんが、テレワークの範疇なのでこちらもあわせて解説します。SNSの投稿でも指摘されているように、外出先でのWeb会議はマナーよりセキュリティの観点から細心の注意を払うべきです。

カフェやコワーキングスペースなどが該当します。駅構内外のベンチなどはもってのほかです。とにかく不特定多数が出入りする場所はできる限り避けましょう。

なお、急な事態によって車の中で作業しなければならなくなる可能性も考えられますが、このときは車をきちんとしかるべき場所に駐車し、安全を確保してから作業に取りかかってください。運転をしながらWeb会議に参加することは絶対にNGです。

適切な場所が見つからないときには

【テレワーク事例】在宅勤務のマナーとは

「どれだけ注意をしていてもマイクや画面のオンオフが難しい」「自室や家族・ペットの映り込みが気になってWeb会議に集中できない」という方も中にはいらっしゃるでしょう。ですが、現状ではオフィスを使うことができず、カフェやコワーキングスペースもセキュリティの面から避けるべきという点はお伝えしたとおりです。

そういった方々はどうすべきでしょうか。今回はこれらの負担を解消する方法を最後にご紹介します。
それは、「レンタルスペース（貸し会議室）」の活用です。レンタルスペースを利用することで、在宅勤務のマナーをすべて守りながらテレワークを行うことができます。

テレワークとレンタルスペースは非常に相性がよい

誤解されている人が非常に多いのですが、「テレワーク＝在宅勤務」ではありません。
本来のテレワークとは「オフィス以外の場所で柔軟に働くこと」であり、働く場所は問わないのです。

個人が借りることのできる貸し会議室型のレンタルスペースには以下のような特長があります。

  1. 自宅ではないため生活音や映り込みの心配が不要
  2. ビジネス利用を想定し喧騒から離れた場所に設けられていることが多く雑音が入りにくい
  3. 第三者が許可なく立ち入ることができないためセキュリティ面で安全
  4. 個人でも負担が少ない利用料金
  5. 1人でも2、3人でも利用できる適度な広さ（一人暮らし用マンションの1R程度）

一言でいうと、自宅とは別にサテライトオフィスを持つイメージです。

貸し会議室形式のためシンプルでノイズのない内装が多く、近くで工事などをしていない限りは基本的に静かなので、周囲の音も背景もまったく気にする必要がありません。

また、1人で利用する場合は自分が招き入れない限り誰も入れないので、電話やWeb会議がしやすく、情報が外部に漏れるリスクも回避することができます。家族がいないため、自宅以上にセキュリティレベルの高い空間だといえます。

気になる利用料金ですが、レンタルスペースによっては1時間あたり100円と非常に格安です。お弁当や飲み物を持参してこれまでランチにかけていた費用をカットすれば、ほぼ相殺できるコスト感です。

実は「在宅勤務だと気が散って作業ができない」という人たちがすでにレンタルスペースを利用しており、会社単位でレンタルスペース運営企業と契約してテレワークを推進する動きも始まっています。

テレワークを効率的に進めるためにレンタルスペースを使わない手はありませんが、念のため「テレワークでレンタルスペースを使いたい」旨を上司や総務部などに確認しておくとよいでしょう。

都心部でおすすめのレンタルスペース

【テレワーク事例】在宅勤務のマナーとは

現在テレワークで働いている方の多くが都心部にお住まいです。そのため今回は、都心部でレンタルスペースを運営する「シーズスペース」を紹介します。

2020年6月1日から、シーズスペースの営業が再開しました！
ご予約はお早めに！

シーズスペース公式サイト

シーズスペースは都心部の主要4駅（新宿・渋谷・池袋・横浜）において、なんとリピート率8割という人気のレンタルスペースを複数運営しています。
ちなみに上の画像は新宿駅から徒歩20秒のレンタルスペース「ベネチア」です。

シーズスペースのレンタルスペースには下記のような特長があります。

  • 貸し会議室型
  • 個室（一部お手洗いのみ共用）
  • 駅徒歩5分圏内
  • 1時間100円から利用可能
  • インターネット回線完備（有線・無線）
  • 無料で利用できる最大50インチの大型モニター完備
  • 複数人でも利用可能
  • コンビニエンスストアが近い
  • 電子レンジが完備（一部には電気ケトルもあり）

一番のメリットはやはり、駅徒歩5分圏内で1時間100円からレンタル可能という、利便性とコストパフォーマンスに優れている点です。この条件で使える都心部のレンタルスペースはめったにありません。

 

移動の手間はありますが、駅から至近距離にあることから不便さを感じることなく、また利用者からは「移動中に仕事とプライベートのオンオフができるのでむしろありがたい」という声も寄せられているそうです。

※可能であれば、時差出勤と組み合わせると移動時の安全性がより高くなります。

2020年6月1日から、シーズスペースの営業が再開しました！
ご予約はお早めに！

シーズスペース公式サイト

適切なマナーで円滑なテレワークを

今回はテレワークにおけるマナーについて、実際にSNSに上がっている事例を交えながら解説しました。

まとめると「音」や「背景」、出先では「周囲」に注意することの3点です。注意すればすぐに改善できるポイントではありますが、慣れない在宅勤務で疲弊している方も多いようで、環境を変えてリフレッシュするという意味で、一度場所を変えて作業してみるのもよいかもしれませんね。

もし「在宅勤務ではやはり環境整備が難しい」「この記事を機に自宅以外の環境で気兼ねなく作業をしたい」と思われた方は、ぜひレンタルスペースの活用を視野に入れていただくことをおすすめします。