「テレワークを導入してみたものの、社員の作業量が減った気がする…。」
「一応業務開始と終了時の報告はさせているけど、ちゃんと仕事をしているんだろうか…？」
そんなお悩みはありませんか？
言葉は少し悪いですが、そんな「サボり」を気にする経営者やご担当者さまの方は正直なところ少なくないでしょう。
とはいえ、それを公に口にしてしまうと社員の方々の士気が下がりかねません。
まさに悩みの種ですよね。
そこで今回は、テレワークで労働生産性を劇的に向上させるコツをご紹介します！
テレワーク＝在宅勤務ではない
意外と誤解されがちなのですが、テレワークは在宅勤務のことではありません。
在宅勤務はあくまでテレワークという大きなくくりの一形態なのです。
では、テレワークとはいったいどんな働き方なのでしょうか。
総務省のガイドラインによれば、「情報通信技術を活用した場所にとらわれない働き方」とされています。
そして、テレワークには以下3つの働き方があります。
- 在宅勤務
- モバイルワーク
- サテライトオフィス勤務
テレワーク：在宅勤務
2020年4月〜5月にかけて、「COVID-19（コロナウイルス感染症）」拡大防止のために、多くの企業でテレワークという名の在宅勤務が突貫工事的にスタートしました。
じゅうぶんな準備期間がない中でスタートした施策であり、外出自粛も相まって他の選択肢がなかったことからも、「テレワーク＝在宅勤務＝環境は従業員自身が整えるもの」という偏った認識が圧倒数を占めているようです。
5月半ばからは「テレワーク手当」といった会社支給の一時金なども出始め、6月になって緊急事態宣言が解除されてからも、働き方改革推進の一貫としてテレワークを続ける企業が多いようです。
テレワークが導入されるようになり、早い企業ではもう3ヶ月ほど経つのではないでしょうか。 現在の状況を考えるとテレワークはこれからもしばらく続くでしょうし、これまで国が推し進めてきた働き方改革の一環になりうるということもあって、社会情勢[…]
在宅勤務のメリットは、企業側にとっては「交通費やオフィスコストを抑えられること」に尽きます。
今回の件を機に、テナントも含め本社機能の縮小を図る企業も存在するようです。
従業員側のメリットは、「通勤しなくて済む」「家庭と仕事を両立できる」という点が当初は挙がっていました。
ですが、SNS上ではこんな意見も散見されます。
在宅勤務の課題は、プライベートな空間とワークスペースとが区切られていないために、オンとオフのメリハリをつけにくいことです。
単身世帯の多くは一部屋の住居に住んでいるでしょうから、リラックスするスペース（ベッドやテレビなど）とワークスペース（ともすると、テーブルで作業している人も多くいます）が一緒くたになってしまいます。
公私の境目がなくなるために、いわゆる「テレワークうつ」「在宅勤務うつ」が起きてしまうわけです。
ただこれは従業員に非があるというわけでは決してなく、企業としてもじゅうぶんな設備投資のコストを補助すべき事柄でしょう。
OA家具の購入費やインターネット回線の工事費などですね。
また、「残業代がほしい」というコメントも見逃せません。
出退勤の概念がなくなるために、業務時間が伸びてしまい、遅くまで作業することになるという話は個人的にはよく耳にします。
システムとして「一定時間以降はログイン・アクセスできない」ようにする方法もありますが、初期投資が膨大になってしまうので、なかなか難しいところではあります。
テレワーク：モバイルワーク
モバイルワークとは、移動中にメールを読んだり、タブレットやスマートフォンからWeb会議に参加したり、パソコン以外のデバイスで社内のシステムやドキュメントにアクセスしたりという、「いつでもどこでも業務を遂行できるワークスタイル」です。
（「いつでも」という言葉は被雇用者にとってはネガティブに聞こえることがあるのでご注意ください）
現在は情報通信技術の進化に伴っていわゆる「マルチデバイス」化が実現し、スマートフォンやタブレットといったパソコン以外のデジタル端末から、ファイルを編集することまで可能になりました。
ただ、まだ視認性やUIの点では扱いにくい面があることと、会社貸与の端末を揃えるコストもかかるため、現時点でのモバイルワークは移動の多い営業職が主体の企業などに限定されます。
テレワーク：サテライトオフィス勤務
緊急事態宣言が解除され、今もっとも注目を集めているテレワークの一形態です。
要は、本社とは別にサテライトオフィス（「支社」のようなもの）をいくつか借り上げて、社員を分散させながら出退勤の概念は残し、個人または数人で一緒に働くというものです。
チームやプロジェクト単位で人を集めるもよいでしょうし、サテライトオフィスに自宅が近い従業員を集めてもよいかもしれません。
また、サテライトオフィス勤務の長所は、「労働管理がしやすい」ことと、「労働生産性の向上が見込めること」、「セキュリティ面のリスクが軽減される」ということです。
まず、出退勤をすることから定時の概念が残るため、労働時間を適切に管理しやすくなります。
また、心理学の用語で「社会的促進」と呼ばれるのですが、そばに他者がいることで作業効率が上がるという効果があります。
社会的促進の定義社会的促進とは、作業や課題を遂行している時に、そばに他者がいることで、その作業や課題の成績が高まる現象を…
そして、自宅と違って社員の家族などに電話やミーティングの内容が聞こえてしまうことがないため、「不意の情報流出」を未然に防ぐことができます。
セキュリティの話はここではじめて触れましたが、特にプライバシーマークを取得している企業などは可及的速やかに取り組むべき、無視できない事柄のひとつです。
テレワークの「サボり」は従業員だけの責任ではない
テレワークでサボりが生じてしまうのは、従業員の責任感によるものだけではありません。
下記に挙げたさまざまな要因がテレワークの作業効率にかかわってきます。
- 在宅勤務でリラックスするスペースとワークスペースが一緒になっている
- 在宅勤務で労働時間の管理が適切になされていない
- 作業に集中できる環境が自宅に整っていない
これらの課題を解決するものとして、3つ目に紹介した「サテライトオフィス勤務」が理想ではあるのですが、多額のコストをかけてサテライトオフィスをいくつも借り上げるのは、本社を小さなところへ移転させたとしてもあまり現実的ではありません。
そこで今、「個人向けの貸し会議室型レンタルスペースを借り上げる」という方法に注目が集まっているのです。
個人向け貸し会議室型レンタルスペースとは？
企業が100人規模の集客で使うような貸し会議室ではなく、9〜24人程度と少ない人数で、個人がクレジットカードや銀行振込などで決済できる、安いところでは1時間あたり100円程度からレンタルできる貸し会議室を指します。
実はテレワーク中にジムが休業した際にはウエイトトレーニング特化型のレンタルスペースが予約でいっぱいになったりと、レンタルスペースがとても注目を浴びているのです。
貸し会議室型のレンタルスペースには下記のような設備が整っています（質が悪いところでは整っていないこともありますが…）
- インターネット接続
- OAデスク・チェア
- ホワイトボード
- プロジェクターやモニター
- 電源アダプタや各種接続ケーブル
もはや、家具つきのテナントを借りるのとほぼ遜色ありません。
そのため、本来は個人で借りるレンタルスペースを企業が丸一日借り上げて、従業員をそこに出社させるという働き方に注目が集まっているのです。
都心部でおすすめのレンタルスペース
先ほど「質が悪いところでは設備が整っていないこともある」と書いたとおり、場所によってはインターネット接続が別料金で有料だったり、プロジェクター代わりのモニターがオプションだったりすることがあります。
また、駅やコンビニエンスストア（コピーやプリントアウト、FAXに便利）からの距離も重要です。
そこで今回は、都心部（池袋、新宿、渋谷、横浜）で貸し会議室型のレンタルスペースを展開している「シーズスペース」を紹介します。
なんとリピート率8割という満足度を誇るシーズスペースには、下記のようなメリットがあります。
- すべてのレンタルスペースが駅徒歩5分圏内という好立地
- どのレンタルスペースもコンビニエンスストア至近
- 1時間100円から利用可（日時によって多少変動します）
- プロジェクターの代わりに大型モニターを無料レンタルできる（40インチ以上・各種接続ケーブルも完備）
- 電子レンジや場所によっては電気ケトルも完備しており従業員にとっては便利
- 4人〜16人程度まで間隔を空けて収容可能（部屋によって異なります）
- 暗証番号で入室する形式のため第三者が立ち入ることができない
- 個人ではなく企業運営のため信頼度が高い
実は筆者もシーズスペースのレンタルスペースをよく利用するのですが、レンタルから実際の利用がとてもスムーズで、スペース内では集中してサボりに走ることもなく快適に作業をすることができました。
こういったレンタルスペースをまずは実験的に従業員数人もしくはひとつのチームに使ってもらい、実際に使用感をヒアリングした上で、全社に導入するという手が現実的なのではないでしょうか。
ただ、レンタルスペース運営企業への問い合わせも増えてきているようで、同じ部屋を重複して予約できないことから、今のうちに一度問い合わせていただくことを推奨します。
テレワークのサボりはレンタルスペースで解消できる！
人間誰しも、快適なほうに転がってしまいがちです。
「作業効率が上がるから在宅勤務がよい」という意見も多いようですが、実際のところは「適度に楽ができるから」というのが本音かもしれません（これはあくまで筆者の試験です）。
適度に楽ができるからこそ作業効率が上がるのかもしれませんし。
なのでサボりを一概に否定はできません。
ただ、ある程度の緊張感があるほうが仕事をしやすいという人たちも一定数存在します。
そういう方々にとっては、同僚と顔を突き合わせて働くことのできる環境のほうが圧倒的に向いています。
しかしテレワーク推進の流れがある以上、本社に全員を戻すという策は妥当とはいいにくい状況です。
なので、ぜひレンタルスペースを活用していただき、まずは限定的に、ゆくゆくは全社でという順番で進めていただく流れがよいでしょう。
シーズスペースはリピート率8割と紹介したとおり都内でも屈指の人気レンタルスペースで、実績も豊富です。
どういった形で企業に導入ができるのかという相談の意味でも、一度問い合わせされてみてもよいかもしれませんね。